Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um Ihre MPS-Geschäftsprozesse zu verbessern

Im April 2020 hat die Firma Friedrich Karl Schroeder, kurz FKS, eine Anfrage an verschiedene Anbieter von Lösungen für die MPS-Branche gestellt. Dazu gehörte auch ihr derzeitiger Lieferant, Evatic.

Die Anfrage basierte auf einem Lastenheft mit rund 70 Seiten und eine sehr gute Beschreibung der Prozesse, die mit den MPS-Aktivitäten bei FKS in Hamburg verbunden sind.

Nach der Beantwortung und Anwendung der in diesem umfassenden Dokument beschriebenen Prozesse haben wir mit dem Projektteam bei FKS mehrere Demo-Workshops zu einzelnen Themen durchgeführt, die zu einem Follow-up mit Evatic für diesen Geschäftsbereich geführt haben. Gefolgt von einer umfangreichen Optimierungsrunde, die von unseren Beratern bei FKS durchgeführt wurde.

FKS setzt Evatic seit mehr als 15 Jahren erfolgreich ein. Aufgrund eigener Entwicklungen im Geschäftsbereich wurden bisher nicht alle Funktionalitäten implementiert., Ein Optimierungsprojekt war ein logischer Schritt.

Ziel dieses Optimierungsprojekts war es, die Prozesse in nahezu allen Bereichen vom Vertragsmanagement über das Servicemanagement bis hin zur Lager- und Bestandsverwaltung effizienter zu gestalten und damit das Tagesgeschäft der Benutzer zu erleichtern.

Ziele des Optimierungsprojektes waren unter anderem:

· die Erhöhung der Transparenz und Durchgängigkeit der Prozesse für alle Teams und Abteilungen im Geschäftsbereich.

· Weniger Software von Drittanbietern und Zentralisierung der Prozesse in Evatic.

· Schaffung einer einzigen Schnittstelle zur COP-Software, um Artikeldaten von Lieferanten in Evatic zu importieren. Die Schnittstelle würde es FKS auch ermöglichen, Bestellungen aus Evatic direkt an die Lieferanten zu exportieren.

· Automatisierung des Arbeitsablaufs von der Datenverarbeitung bis zur Zustellung.

· Automatisierung des Imports und der Verarbeitung von Tonermengen.

· Automatisierung des Prozesses zur Eingabe eines Kundenauftrags, eines Vertrags und eines Installationsprojekts. Wenn jetzt ein Verkaufsprojekt in Evatic eingegeben wird, wird automatisch ein Auftrag erstellt (oder eine Bestellung, falls nicht auf Lager). Verträge werden automatisch mit intelligenten vordefinierten Vorlagen erstellt, und ein Installationsprojekt wird automatisch mit vordefinierten Parametern erstellt.

· Erstellung von XML-Rechnungen als Grundlage für die Generierung von E-Rechnungen. Es ist nun auch möglich, dass FKS ZUGFeRD-Rechnungen erstellt.

· Integration von Shipcloud für eine vereinfachte Versandorganisation. Dies umfasst die Erstellung von Versandetiketten und die Speicherung von Warenverfolgungsnummern.

· Verknüpfung der Evatic Smart Toner Management Funktionalität mit DokuForm. Das bedeutet, dass die Tonerlieferungen automatisch unter Verwendung der Algorithmen und Parameter von Evatic generiert werden. Evatic prüft die wichtigsten Kennzahlen, einschließlich Leerstand, Deckung und Volumen. Sobald dieser Prozess abgeschlossen ist, wird ein Liefervorschlag unterbreitet.

Frau Rüller, Projektleiterin bei FKS, äußerte sich in mehreren E-Mails und Gesprächen anerkennend über die Herangehensweise und natürlich auch über das erzielte Ergebnis. „Auch wenn wir noch mitten in den Umsetzungen der einzelnen Ziele stecken, haben wir mit den Workshops bereits viel erreicht. Die Berater von Asolvi haben uns dafür sehr wertvollen Input geliefert und stehen uns bei der Umsetzung bei Seite“.

Da Evatic ständig mit neuen innovativen Funktionen angereichert wird und auch FKS sich ständig weiterentwickelt, wird es sicherlich zu weiteren Optimierungen der MPS-Prozesse bei FKS kommen. Auch im Bereich IT-Funktionen bietet Evatic noch Potenzial wie beispielsweise die Pflege von Softwarelizenzen in Verträgenmit Managed-Service-Paketen, Verträge mit automatischer Rechnungsstellung, oder Projektvorlagen zur schnellen Erstellung und Kalkulation. Und nicht zuletzt die Evatic Dashboards, die auf Microsoft Power BI basieren.

Evatic unterstützt einen sich ständig weiterentwickelnden MPS-Markt

Wir arbeiten ständig an Innovationen, Optimierungen und Verbesserungen. Dadurch eignet sich Evatic für praktisch jede Organisation, die sich mit Service-/IT-Management, Vertragsmanagement und Bestandsmanagement vom Vertrieb bis zum Service beschäftigt. Stellen Sie sich diese Fragen:

· Ermöglicht Ihr System einen möglichst effizienten Prozessablauf?

· Erfordert Ihr derzeitiges System viel manuelle Arbeit, obwohl Sie wissen, dass es automatisiert werden kann?

· Bietet Ihr derzeitiges System einen klaren Überblick über Ergebnisse wie Vertragsprofitabilität, Kunden, Vermögenswerte und Dienstleistungen? Oder ist es sehr mühsam, die Daten in klare und verständliche Management-Dashboards umzuwandeln?

Die Mitarbeiter von Asolvi kennen Ihre Prozesse und Herausforderungen in- und auswendig. Sie können Sie bei der Implementierung von Evatic und bei weiteren Prozessverbesserungen unterstützen.

Möchten Sie, dass wir uns Ihre derzeitigen automatisierten und manuellen Geschäftsprozesse ansehen und Sie beraten, wie Sie diese mit Evatic effizienter und effektiver gestalten können?