C’est le moment idéal pour améliorer vos processus opérationnels MPS

En avril 2020, la société Friedrich Karl Schroeder GmbH & Co (FKS), basée à Hambourg, a envoyé une demande de renseignements à différents fournisseurs de logiciels pour l’industrie de l’impression de bureau, dont Asolvi. L’entreprise s’inquiétait de ne pas bénéficier de la pleine valeur et des fonctionnalités d’Evatic et souhaitait savoir comment remédier à ce problème. Pour replacer les choses dans leur contexte, FKS utilisait Evatic avec succès depuis plus de 15 ans. Cependant, le développement des activités de l’entreprise ne lui a pas permis de tirer pleinement parti de toutes les fonctionnalités d’Evatic. Un projet d’optimisation était donc une étape logique.

La demande de FKS était basée sur un cahier des charges de plus de 70 pages et une description détaillée des processus associés aux activités de services d’impression gérés (MPS) de l’entreprise. Après avoir répondu au cahier des charges et appliqué les processus décrits dans ce document complet, nous avons organisé plusieurs ateliers de démonstration avec l’équipe de projet de FKS sur des sujets individuels. Ces ateliers ont démontré à FKS qu’Evatic, lorsqu’il est correctement déployé et pleinement utilisé, peut offrir des fonctionnalités incroyables et un excellent rapport qualité-prix. En conséquence, FKS a été en mesure d’abandonner progressivement son ancien système ERP et de s’appuyer entièrement sur Evatic, ce qui lui a permis d’économiser encore plus d’argent et de rationaliser considérablement ses opérations.

Objectifs clés du projet

L’objectif principal du projet était de rationaliser les processus dans l’ensemble de l’entreprise et d’améliorer l’efficacité opérationnelle. Cela concernait les processus de gestion des contrats, des services, des ventes, des entrepôts et des stocks. Plus précisément, nous avons couvert

• Accroître la transparence et la cohérence des processus pour toutes les équipes et tous les départements.
• Réduire la dépendance à l’égard de logiciels tiers et accroître l’utilisation des processus gérés de manière centralisée par Evatic.
• Création d’une interface unique avec le logiciel COP pour importer les données des articles des fournisseurs dans Evatic. Cette interface permettrait également à FKS d’exporter les bons de commande d’Evatic directement aux fournisseurs.
• Automatiser le flux de travail, du traitement des données à la livraison.
• Automatisation de l’importation et du traitement des niveaux de toner.
• Automatisation du processus de saisie d’une commande, d’un contrat et d’un projet d’installation. Désormais, lorsqu’un projet de vente est saisi dans Evatic, une commande est automatiquement créée (ou un bon de commande si le produit n’est pas en stock). Les contrats sont créés automatiquement à l’aide de modèles intelligents prédéfinis, et un projet d’installation est automatiquement créé à l’aide de paramètres prédéfinis.
• Création de factures XML comme base pour la génération de factures électroniques. Désormais, FKS peut également générer des factures ZUGFeRD.
• Intégration de Shipcloud pour simplifier l’organisation des expéditions. Cela comprend la création d’étiquettes d’expédition et le stockage des numéros de suivi des marchandises.
• Lier la fonctionnalité Evatic Smart Toner Management à DokuForm. Cela signifie que les livraisons de toner sont automatiquement générées en utilisant les algorithmes et les paramètres d’Evatic. Evatic inspecte les mesures clés, y compris la vacuité, la couverture et le volume. Une fois ce processus terminé, une proposition de livraison est faite.

Dans plusieurs courriels et conversations, Mme Rüller, chef de projet à la FKS, a exprimé son appréciation de l’approche et des résultats que nous avons obtenus : “Même si nous sommes encore en train de mettre en œuvre chaque objectif, nous avons déjà obtenu de nombreux résultats grâce aux ateliers. Les consultants d’Asolvi nous ont apporté une contribution très précieuse et nous soutiennent dans la mise en œuvre.”

D’autres projets d’optimisation des processus MPS verront certainement le jour, car Evatic est constamment enrichi de fonctions nouvelles et innovantes, et FKS ne cesse de se développer. Evatic offre également des fonctionnalités supplémentaires. Il est notamment possible de gérer des licences logicielles dans le cadre de contrats de services gérés, de services informatiques, d’offrir des contrats avec facturation automatique ou de développer des modèles de projets pour une création et un calcul rapides. Enfin, Evatic propose de puissants tableaux de bord analytiques, basés sur Microsoft Power BI.

Evatic soutient un marché MPS en constante évolution

Nous travaillons en permanence sur des innovations, des optimisations et des améliorations. Par conséquent, Evatic convient à pratiquement toutes les organisations impliquées dans la gestion des services/de l’informatique, la gestion des contrats et la gestion des stocks, de la vente au service après-vente. Posez-vous les questions suivantes :

• Votre système facilite-t-il le déroulement le plus efficace possible des processus ?
• Votre système actuel nécessite-t-il beaucoup de travail manuel, même si vous savez qu’il peut être automatisé ?
• Votre système actuel fournit-il une vue d’ensemble claire des résultats tels que la rentabilité des contrats, les clients, les actifs et les services ? Ou bien la transformation des données en tableaux de bord clairs et compréhensibles demande-t-elle beaucoup d’efforts ?

Le personnel d’Asolvi connaît parfaitement vos processus et vos défis. Ils peuvent vous aider à mettre en œuvre Evatic et à améliorer vos processus.

Souhaitez-vous que nous examinions vos processus commerciaux automatisés et manuels actuels et que nous vous conseillions sur la manière de les rendre plus efficaces et efficients avec Evatic ?