Roderburg choisit Evatic pour numériser entièrement ses processus commerciaux.

Fondée en 1989 à Mönchengladbach, au cœur de la principale région industrielle et commerciale d’Allemagne, la vallée de la Ruhr, Roderburg a d’abord été un fournisseur classique de matériel de bureau dont l’activité principale était les photocopieurs, les imprimantes et les télécopieurs. L’entreprise est d’ailleurs l’un des plus grands concessionnaires Ricoh de l’État. Plus récemment, elle a étendu et développé ses activités pour aider ses clients dans leur transformation numérique. L’archivage électronique et la gestion des documents sont deux des principales pierres angulaires de l’offre élargie de Roderburg.

Si conseiller ses clients est évidemment une priorité, l’entreprise devait également se pencher sur ses propres processus. Comme beaucoup d’autres concessionnaires, Roderburg utilisait différents progiciels pour gérer les divers aspects de son activité. En outre, un certain nombre de processus manuels et basés sur le papier étaient encore utilisés quotidiennement. En 2019, le propriétaire, Thomas Roderburg, s’est fixé pour objectif de faire avancer la transformation numérique de tous les processus internes de l’entreprise. Après avoir analysé les solutions disponibles, M. Roderburg a décidé qu’Evatic était la meilleure solution pour mettre en œuvre la numérisation des innombrables processus de service à la clientèle, de facturation des contrats et de commande de l’entreprise, et elle a été installée en juillet 2019.

Le projet est maintenant terminé et Roderburg a réussi sa transformation. Le projet a permis d’atteindre cinq objectifs clés pour l’entreprise :

1. Le début de la numérisation du processus de la chaîne d’approvisionnement.

L’ensemble du processus de la chaîne d’approvisionnement, depuis le bon de commande du client, en passant par la commande détaillée, la livraison, la facturation du client, la facture reçue du fournisseur, le paiement et l’enregistrement final auprès du conseiller fiscal externe, a été entièrement numérisé.

Après avoir reçu les données requises d’un agent de collecte de données (DCA), le module ECMM (Evatic Consumable and Meter-reading Management) est utilisé pour automatiser et, surtout, gérer le processus de réapprovisionnement et de commande. La logique et les règles commerciales sont utilisées par l’ECMM pour ajouter de l’intelligence au processus. Par exemple, l’ECMM peut passer une commande de toner pour éviter que l’utilisateur n’en manque, mais aussi pour éviter que la commande ne soit passée trop tôt et que le client ne subisse un gaspillage en remplaçant le toner trop tôt. L’ECMM calcule également si un autre toner est nécessaire dans un délai prédéfini, soit pour la même machine, soit pour une machine différente au même endroit, ce qui permet d’économiser sur les frais d’expédition et de rendre le traitement des commandes plus efficace.

Le processus est résumé dans ce graphique :

De gauche à droite, toute la chaîne d’approvisionnement a été numérisée. Elle relie tous les systèmes de l’entreprise, les employés, les clients, les fournisseurs, la banque et le centre de stockage de documents. Fournir les informations nécessaires au bon moment améliore considérablement l’efficacité du processus.

2. Révision du processus intelligent de réception des factures numériques.

L’importation et le traitement des factures entrantes (par courriel/PDF ou scannées) et leur mise en correspondance automatique avec le bon de commande généré par Evatic ont été numérisés. Après rapprochement et approbation, les factures sont automatiquement enregistrées dans le système de comptabilité financière externe et les informations sont sauvegardées dans Evatic, qui est également connecté au processus de paiement automatisé. La dernière étape consiste à stocker les données de la facture dans les archives, où elles ne peuvent être ni révisées ni modifiées.

3. Processus flexible de facturation numérique à la sortie.

Les factures sortantes, générées par Evatic au format PDF et/ou XML, sont traitées par JobRouter et remises au destinataire dans le bon format, soit au format PDF par e-mail, soit au format ZugFerD/xInvoice. Ces factures sont reçues et enregistrées directement dans le système comptable du client.

4. Accès depuis n’importe où – processus de courrier entrant numérique.

Le courrier entrant, sa distribution et le processus de suivi ont tous été numérisés. Le courrier est archivé, de sorte que M. Roderburg a toujours accès à ses documents, où qu’il se trouve.

5. Le processus de gestion des licences – en toute simplicité.

En tant que partenaire de solutions pour divers fournisseurs, Roderburg vend et entretient quotidiennement un certain nombre de licences et de systèmes logiciels différents pour ses clients. Grâce à la gestion des contrats Evatic, le nouveau processus garantit que toutes les licences sont visibles, que les délais sont respectés et que la quantité et la validité des licences disponibles à tout moment peuvent être gérées.

Le résultat global est que les processus sont plus rapides et que le stockage des documents est numérique et vérifiable. Les employés peuvent travailler plus efficacement – et de n’importe où. Tous les processus et les informations/documents de Roderburg sont visibles et disponibles à tout moment, et il est plus facile de respecter les conditions de paiement des factures entrantes. En fin de compte, la numérisation a été une décision très rentable pour Roderburg.

Comme le dit Thomas Roderburg : « Les équipes d’EBS Solutions et d’Asolvi ont complètement numérisé mon entreprise, et ce en un temps record. J’ai désormais une bien meilleure vue d’ensemble et je suis également étonné des avantages supplémentaires que cela m’a apportés ».