Nu är den perfekta tiden att förbättra dina MPS-affärsprocesser

I april 2020 skickade Hamburg-baserade Friedrich Karl Schroeder GmbH & Co (FKS) ut en förfrågan till olika leverantörer av programvara för tryckeribranschen, däribland Asolvi. Företaget var bekymrat över att det inte fick ut det fulla värdet och den fulla funktionaliteten från Evatic och ville veta hur man kunde åtgärda problemet. För att sätta detta i sitt sammanhang hade FKS använt Evatic framgångsrikt i mer än 15 år. Men på grund av hur företagets verksamhet utvecklades hade man inte kunnat dra full nytta av alla funktioner i Evatic. Därför var ett optimeringsprojekt ett logiskt steg.

FKS förfrågan baserades på en kravspecifikation på över 70 sidor och en noggrann beskrivning av processerna i samband med företagets MPS-verksamhet (Managed Print Services). Efter att ha besvarat förfrågan och tillämpat de processer som beskrivs i detta omfattande dokument höll vi flera demo-workshops med FKS projektteam om enskilda ämnen. Dessa workshops visade FKS att Evatic, när det används på rätt sätt och utnyttjas fullt ut, kan leverera otrolig funktionalitet och utmärkt valuta för pengarna. Som ett resultat av detta kunde FKS fasa ut sitt gamla ERP-system och helt förlita sig på Evatic – vilket sparade ännu mer pengar och effektiviserade verksamheten avsevärt.

Viktiga mål för projektet

Huvudsyftet med projektet var att effektivisera processerna i hela verksamheten och förbättra den operativa effektiviteten. Detta omfattade processer för avtal, service, försäljning, lager och lagerhantering. Specifikt omfattade vi följande:

– Ökad transparens och konsekvens i processerna för alla team och avdelningar.
– Minska beroendet av programvara från tredje part och öka användningen av Evatics centralt hanterade processer.
– Skapa ett enda gränssnitt med COP-programvara för att importera artikeldata från leverantörer till Evatic. Gränssnittet skulle också göra det möjligt för FKS att exportera inköpsorder från Evatic direkt till leverantörerna.
– Automatisera arbetsflödet från databehandling till leverans.
– Automatisering av import och bearbetning av tonernivåer.
– Automatisering av processen för att lägga in en försäljningsorder, ett kontrakt och ett installationsprojekt. När ett försäljningsprojekt läggs in i Evatic skapas nu automatiskt en order (eller inköpsorder om produkten inte finns i lager). Kontrakt skapas automatiskt med hjälp av intelligenta fördefinierade mallar, och ett installationsprojekt skapas automatiskt med hjälp av fördefinierade parametrar.
– Skapande av XML-fakturor som grund för generering av e-fakturor. Det är nu också möjligt för FKS att generera ZUGFeRD-fakturor.
– Integrering av Shipcloud för att möjliggöra en förenklad leveransorganisation. Detta inkluderar skapande av fraktetiketter och lagring av spårningsnummer för varor.

– Koppling av Evatic Smart Toner Management-funktionalitet till DokuForm. Detta innebär att tonerleveranser genereras automatiskt med hjälp av Evatics algoritmer och parametrar. Evatic kontrollerar viktiga mätvärden, inklusive vakans, täckning och volym. Ett leveransförslag görs när denna process är klar.

I flera e-postmeddelanden och samtal har Rüller, projektledare på FKS, uttryckt sin uppskattning av vårt tillvägagångssätt och de resultat vi uppnått: “Även om vi fortfarande håller på att implementera varje mål har vi redan uppnått mycket med workshopparna. Asolvis konsulter har gett oss mycket värdefull input och stöttar oss i implementeringen.”

Det kommer säkert att genomföras fler projekt för att optimera MPS-processen, eftersom Evatic ständigt förbättras med nya och innovativa funktioner och FKS ständigt utvecklas. Evatic erbjuder också ytterligare funktionalitet. Bland annat kan man hantera programvarulicenser i avtal med managed service-paket, IT-tjänster, erbjuda avtal med automatisk fakturering eller utveckla projektmallar som snabbt kan skapas och beräknas. Sist men inte minst erbjuder Evatic kraftfulla analytiska instrumentpaneler som baseras på Microsoft Power BI.

Evatic stödjer en MPS-marknad i ständig utveckling

Vi arbetar ständigt med innovationer, optimeringar och förbättringar. Därför passar Evatic för praktiskt taget alla organisationer som arbetar med service/IT-hantering, avtalshantering och lagerhantering från försäljning till service. Ställ dig själv dessa frågor:

– Underlättar ditt system ett så effektivt processflöde som möjligt?
– Kräver ditt nuvarande system mycket manuellt arbete, trots att du vet att det kan automatiseras?

– Ger ditt nuvarande system en tydlig överblick över resultat som avtalslönsamhet, kunder, tillgångar och tjänster? Eller krävs det mycket arbete för att omvandla data till tydliga och begripliga dashboards för ledningen?

Asolvis personal känner till dina processer och utmaningar utan och innan. De kan hjälpa dig med implementeringen av Evatic och med ytterligare processförbättringar.

Vill du att vi tittar på dina nuvarande automatiserade och manuella affärsprocesser och ger dig råd om hur du kan göra dem mer effektiva och ändamålsenliga med Evatic?