Roderburg väljer Evatic för att helt digitalisera sina affärsprocesser.

Roderburg grundades 1989 i Mönchengladbach i hjärtat av Tysklands ledande industri- och handelsregion i Ruhr-dalen och började som en klassisk leverantör av kontorsteknik med kopiering, utskrift och fax som kärnverksamhet. Företaget är faktiskt en av delstatens största Ricoh-återförsäljare. På senare tid har företaget utökat och utvecklat sin verksamhet för att hjälpa sina kunder med deras digitala omvandling. Elektronisk arkivering och dokumenthantering är två av de viktigaste hörnstenarna i Roderburgs utökade erbjudande.

Att ge råd till sina kunder är självklart ett viktigt fokus, men företaget behövde också se över sina egna processer. Som många andra återförsäljare använde Roderburg en mängd olika programvarupaket för att hantera de olika aspekterna av sin verksamhet. Dessutom fanns det ett antal pappersbaserade och manuella processer som fortfarande användes dagligen. Under 2019 satte ägaren Thomas Roderburg upp målet att driva på den digitala omvandlingen av alla företagets interna processer. Efter att ha analyserat de tillgängliga lösningarna beslutade Thomas Roderburg att Evatic var den bästa lösningen för att genomföra digitaliseringen av företagets otaliga processer för kundservice, avtalsfakturering och beställningar, och lösningen installerades i juli 2019.

Projektet har nu slutförts och Roderburg har lyckats med sin omvandling. Projektet uppnådde fem viktiga mål för företaget:

1. Början på digitaliseringen av processen för leveranskedjan.

Hela leveranskedjeprocessen, från kundens inköpsorder, via den detaljerade orderläggningen, leveransen, kundfaktureringen, den inkommande fakturan från leverantören, betalningen och den slutliga bokföringen till den externa skatterådgivaren, var helt digitaliserad.

Efter att ha fått de nödvändiga uppgifterna från en datainsamlingsagent (DCA) används ECMM-modulen (Evatic Consumable and Meter-reading Management) för att automatisera och, framför allt, hantera påfyllnings- och beställningsprocessen. Affärslogik och regler används av ECMM för att tillföra intelligens till processen. ECMM kan t.ex. göra en tonerbeställning för att förhindra att tonern tar slut, men också för att undvika att beställningen görs för tidigt och att kunden riskerar att göra sig av med toner genom att byta ut den för tidigt. ECMM beräknar också om det behövs en ny toner inom en förinställd tidsperiod, antingen för samma maskin eller för en annan maskin på samma plats, vilket potentiellt kan spara in på fraktkostnader och även göra orderhanteringen mer effektiv.

Processen sammanfattas i den här grafiken:

Från vänster till höger – hela leveranskedjan har digitaliserats. Kopplar samman alla företagets system, medarbetare, kunder, leverantörer, banken och dokumentlagret. Genom att tillhandahålla den information som krävs vid rätt tidpunkt förbättras processens effektivitet avsevärt.

2. Reviderad intelligent digital fakturamottagningsprocess.

Import och behandling av inkommande fakturor (antingen via e-post/PDF eller skannade) och den automatiska matchningen av dem med inköpsordern som genereras av Evatic har digitaliserats. Efter matchning och godkännande bokförs fakturorna automatiskt i det externa ekonomisystemet och informationen sparas i Evatic, som också är anslutet till den automatiserade betalningsprocessen. Det sista steget är att fakturauppgifterna lagras i arkivet, där de inte kan revideras eller ändras.

3. Flexibel digital process för utgående fakturor.

Utgående fakturor, som genereras av Evatic som PDF och/eller XML, behandlas av JobRouter och levereras till mottagaren i rätt format, antingen som PDF via e-post eller i ZugFerD/xInvoice-format. Dessa fakturor tas emot och bokförs direkt i kundens redovisningssystem.

4. Åtkomst från var som helst – digital process för inkommande post.

Den inkommande posten, dess distribution och uppföljningsprocessen har digitaliserats. Posten arkiveras – så att Roderburg alltid har tillgång till sina dokument var som helst.

5. Processen för licenshantering – förenklad.

Som lösningspartner för olika leverantörer säljer och underhåller Roderburg dagligen ett antal olika licenser och programvarusystem för sina kunder. Med hjälp av Evatic Contract Management säkerställer den nya processen att alla licenser är synliga, att tidsfrister hålls och att antalet tillgängliga licenser och deras giltighet kan hanteras vid varje given tidpunkt.

Det övergripande resultatet är att processerna går snabbare och att dokumenten lagras digitalt och kan granskas. Medarbetarna kan arbeta mer effektivt – och var de än befinner sig. Roderburg har alla processer och information/dokument synliga och tillgängliga hela tiden och det är lättare att följa betalningsvillkoren för inkommande fakturor. I den slutliga analysen var digitaliseringen ett mycket kostnadseffektivt beslut för Roderburg.

Som Thomas Roderburg säger: ”Teamen från EBS Solutions och Asolvi har digitaliserat mitt företag helt och hållet – och det på rekordtid. Jag har nu en mycket bättre överblick och är också förvånad över de ytterligare fördelar som detta har medfört”.

”Att spara tid är också att spara pengar”: Varför Nerliens Meszansky valde Evatic för att hantera sin serviceverksamhet